Kdo má ve firmě pod palcem lidské zdroje, má na svých bedrech tak barevnou plejádu zodpovědností, že se neobejde bez jasných procesů. Ty významně usnadňují pracovní život a pomáhají personalistovi, aby na nic zásadního nezapomněl. A samozřejmě to jednomu šetří pořádnou dávku energie a času.

Nástup nového zaměstnance

Když do firmy nastupuje nováček, znamená to pro HR dlouhý seznam. Seznam, co vše musí s novým členem týmu vyřešit. Seznam si můžete u každého zaměstnance odškrtávat fyzicky položku po položce, ať to nemusíte nosit v hlavě.

Co vše můžete od nováčka požadovat?

• Zápočtový list – lidé obecně nemají rádi byrokracii a na „zápočťák“ jich hodně zapomene, pokud jim ho explicitně nepřipomenete. Přitom pokud už před vaší firmou někde pracovali, předchozí zaměstnavatel je povinen vystavit dokument HNED po ukončení pracovního poměru. (Zápočtový list udává prac. pozici, trvání poměru, výši platu.)

• Doklad vzdělání – v tomhle se každá firma nevyžívá, ale pořádek dělá přátele, takže někteří zaměstnavatelé chtějí mít ve složce každého zaměstnance kopii dokumentu dokládajícího středoškolské či vysokoškolské vzdělání (maturitní vysvědčení, výuční list, VŠ diplom).    

• Výpis z rejstříku trestů – ani tohle neplatí pro každou firmu, ale pro některé pozice je nezbytný (čistý) výpis z rejstříku trestů ne starší tří měsíců. (Ten si každý může obstarat na poště u přepážky označené znakem CzechPoint.)

• Osobní dotazník – pokud jej máte připravený a dáte ho vyplnit každému novému zaměstnanci, máte na jednom místě zásadní informace: datum narození, rodné číslo, číslo zdrav. poj., bankovní číslo pro zasílání mzdy, číslo penz. pojištění atd.    

• Dohoda o mlčenlivosti, NDA – některé firmy vyžadují po     svých zaměstnancích podpis smlouvy o mlčenlivosti (NDA = non-disclosure agreement). Povinnost zachovat mlčenlivost je zakotvena v zákoníku práce. Umožňuje zaměstnavatelům zavázat zaměstnance k mlčení o výrobních i dalších podmínkách firmy. NDA musí obsahovat přesnou specifikaci, o čem zaměstnanec musí mlčet + jako jsou sankce za porušení. Nejčastěji trvá mlčenlivost po dobu trvání prac. poměru, případně po nějakou dobu po jeho skončení (někdy i po dobu několika let).    

• Dohoda o hmotné odpovědnosti – specifikuje přesně, za jaký majetek přebírá budoucí zaměstnanec odpovědnost. Bývá to majetek, s nímž zaměstnanec přímo manipuluje (např. peníze v pokladně, zboží ve skladu apod.)Nesmí to ale být: inventář, PC, služební auto apod.    

• Vstupní lékařská prohlídka – ta dokládá, že je budoucí zaměstnanec zdravotně schopen výkonu práce, kterou má uvedenou v pracovní smlouvě. Můžete ho poslat k firemnímu lékaři, může ale dát přednost svému praktickému lékaři.

• Souhlas GDPR - od května 2018 povinná část, souhlas  s nakládáním osobních dat   

Není zkušební doba tak trochu přežitek?

Většina laiků si myslí, že zkušební doba automaticky trvá 3 měsíce. Ze zákona zkušební doba trvá tři měsíce, u vedoucích pozic klidně i půl roku.

Záměrem je ověřit, že zaměstnanec vykonává bez problémů danou pozici. Není to jednostranná záležitost – je to výhodné pro obě strany. I samotný zaměstnanec může zjistit, že mu např. nevyhovuje pracovní atmosféra apod.

Zkušební dobu vyřešte s nováčkem nejpozději v den nástupu. Během této stanovené lhůty může nejen zaměstnanec, ale i zaměstnavatel pracovní poměr kdykoliv bez udání důvodu ukončit. Může se samozřejmě stát, že zaměstnanec ve zkušební době onemocní. Vyřešíte to tak, že o počet dní, které nováček promarodí, se zkušební doba prodlouží.

Trénink, koučink & školení zaměstnanců

I pokud jste s nováčkem vyřešili všechny náležitosti viz výše, personální práce kolem něj a jeho nástupu pro vás nekončí. Je fajn pro obě strany hned od začátku řešit jeho rozvoj. Určitě jste vybrali bezvadného člověka. Ale možná nemá všechny potřebné dovednosti nebo zkušenosti, které jsou potřeba pro výkon dané pozice. Nevadí, nikdo není dokonalý a co není, může být.

Kromě interních školení mu know-how předají také služebně starší kolegové. A pokud to nestačí, vždy máte po ruce externí zdroje, které mají tyto přínosy:

• Semináře zaměřené přímo na potřeby firmy

• Řešení situací opravdu z praxe

• Osobní a individuální přístup lektora k jednotlivým potřebám účastníků

• Koučování v českém, ale i anglickém jazyce