Rozhodnete-li se, že na základě zaslaného životopisu a motivačního dopisu dáte přednost jiným uchazečům, zvolte odpověď formou emailové zprávy. Nezapomeňte, i ta má své charakteristiky.

• Oslovte uchazeče jménem. Použijte příjmení uchazeče a přesný název pozice, o kterou se ucházel.

• Poděkujte za čas a úsilí, které uchazeč vynaložil, aby vám nabídl své služby.

• Pochvalte uchazeče, pokud měl např. výbornou kvalifikaci. U nezajímavého uchazeče si nic nevymýšlejte, tuto část vynechejte.

• Uveďte důvod odmítnutí (obecně!).

• Zmiňte potenciální budoucí příležitosti.

• Email zakončete pozitivně.

Tip na odpověď:

Vážený pane Pracovitý,

dovolte mi Vám poděkovat za zaslaný životopis. Velmi si vážíme Vašeho zájmu o pozici pracovníka technické podpory v naší společnosti. V tuto chvíli postoupili do dalšího kola výběrového řízení jiní uchazeči, jejichž profil více odpovídal našim nárokům, kladeným na hledanou pozici. Váš životopis budeme evidovat v naší databázi, a v případě, že budeme obsazovat pozici, která by lépe odpovídala Vašemu zaměření, budeme Vás kontaktovat.

V tuto chvíli Vám přeji hodně štěstí a úspěchu do budoucnosti.

S pozdravem,

Anna Profesionální

Personální konzultantka

V případě, že jste s uchazečem již jednali osobně, je vhodnější formou odmítnutí osobní kontakt - nejčastěji prostřednictvím telefonu. Časová náročnost není vyšší než u emailové zprávy a uchazeč nabude dojmu, že s ním firma jedná solidně a otevřeně.

• Zmiňte vaši schůzku a přesný název pozice.

• Poděkujte za účast ve výběrovém řízení.

• Předejte negativní informaci o neúspěchu.

• Dejte uchazeči zpětnou vazbu.

• Popřejte uchazeči mnoho štěstí.

Ve většině případů uchazeč takto podané odmítnutí přijme a nevěnuje již čas dalšímu naléhání na přehodnocení rozhodnutí. I v této branži platí pravidlo:

"Jednejte s druhými tak, jak byste si přáli, aby jednali s vámi."

Telefonický rozhovor z praxe:

“Dobrý den, u telefonu Anna Profesionální z personální společnost Aprofes. Hovořím s panem Pracovitým?

Setkali jsme se spolu minulý týden ohledně výběrového řízení na pozici obchodní zástupce. Pravděpodobně pro Vás nemám dobrou zprávu. Při obsazování pozice jsme dali přednost jinému kandidátovi, jehož profil více odpovídal našim nárokům, kladeným na hledanou pozici.

Vzhledem k tomu, že jste naší společnosti věnoval svůj čas, ráda bych Vám nabídla krátkou zpětnou vazbu. Působil jste na mě dojmem důvěryhodného a rozvážného člověka. Velmi kladně hodnotím Vaši pečlivou přípravu na naše setkání.

Co bych Vám doporučila z našeho pohledu ke zlepšení je Vaše průbojnost, která byla méně výrazná než u ostatních kandidátů.

Ještě jednou děkuji za Vaši účast a do budoucna Vám přeji mnoho úspěchů. Na shledanou.“