Procesy, jejich efektivita a rozvržení pracovní náplně jsou Achillovou patou řady firem. Na nesrovnalosti, nelogické postupy a zbytečné zádrhely narazil snad každý, kdo někdy delší dobu pozoroval dění v libovolné střední nebo větší firmě. A mezi námi, ani malé firmy nejsou výjimkou. Lékem na neefektivní až chybné procesy je procesní audit, detailní zmapování činností jednotlivců, organizačních jednotek i firmy jako celku.

Přesložitý proces a jednoduché (ne)řešení  

Pár let zpátky mi přítelkyně nad kávou popisovala problematický interní řetězec ze svého zaměstnání. Plnění jednoho pravidelného úkolu zde bylo zcela nelogicky rozděleno mezi více oddělení. Byla ve vedení týmu, pro který byl daný úkol zásadně důležitý, lidé z ostatních týmů jej však nebrali jako prioritní a často plnění odkládali až na konec měsíce. V důsledku toho pak její tým často nestíhal, kolegové byli napjatí a nervózní. 

Všichni věděli, že je tento proces problematický. Moje přítelkyně měla v rukou důkazy o tom, že "spolupráce" týmů je v tomto případně nadbytečná a že její oddělení by úkol zvládalo s přehledem plnit samo. Nepanovala však ochota zaběhnutý stav měnit. Přitom stačilo, aby její kolegové získali pravomoc nahlížet do systému, který jim byl doposud nepřístupný. Nic víc, nic míň. Triviální změna, která by ušetřila neuvěřitelné množství času. A peněz, samozřejmě. Změna se však nikdy neuskutečnila a problematický proces působil potíže dál. 

Jako strojek s ozubenými kolečky    

Výše popsaný příběh je raritou díky tomu, jak se firma k “řešení” problému stavěla. Málokdo si nechá do téct střechou do domu, když ví, kudy zatéká. Můžete si však být jisti tím, že větší či menší zádrhely v nastavení a fungování procesů má řada firem. V tomto ohledu jsou spíše raritou firmy, jejichž procesy i při bližším ohledání běží jako po másle. 

Příčina vzniku problematických částí v interních procesech firem je zřejmá. Když je firma malá, sofistikované procesy zpravidla nejsou potřeba. Vše funguje tak nějak “samo” tím, že v malém kolektivu se rozumní lidé vždy dokážou domluvit. Procesy se zavádí postupně s tím, jak společnost roste. V této fázi je málokdy v pozadí odborník, který by na systematické zavádění logických procesů dohlížel. Jakmile vznikne jedna slabina, vytvoří se zároveň prostor pro vznik dalších slabých míst. 

Řešení mohou přinést třeba pravidelné pohovory nebo dotazníková šetření. Každý správný šéf by se měl zajímat o to, zda jeho zaměstnanec vidí někde prostor pro zlepšení, případně jaká navrhuje opatření pro jednodušší plnění úkolů. Problém je v tom, že ani dva týmy, které zvlášť fungují jako naprosto harmonický celek, nemusí vzájemně působit v souladu. Stejně jako ve strojku s ozubenými kolečky. 

 V otázce efektivnosti procesů je třeba brát v potaz nejen názor jednotlivce, jeho efektivitu a náplň práce. Cesta k nejlepšímu možnému fungování celku vede přes detailní analýzu toho, jak jsou jednotliví lidé a jejich práce, samostatné týmy a jejich výstupy vzájemně provázané. 

Zní vám takové tvrzení jako znovuobjevování Ameriky? Nejste první ani poslední. Jste si ale opravdu jisti, že co do nastavení, logiky a návaznosti interních činností jste udělali pro svoji firmu maximum? Nebo je tu snad přece jen co zlepšovat? Tuto otázku se hodí zvážit. Efektivita procesů jde totiž ruku v ruce s úsporami. 

Procesy pod drobnohledem

Osvědčené nástroje na prozkoumání, vyhodnocení a návrh na případné přenastavení vašich procesů máte přitom na dosah ruky. Ozvěte se nám. Jsme v procesech “jako doma”.